AVG voor evenementen: checklist voor clubs en federaties

Wat u echt moet weten over deelnemersdatabeheer — FG, DPA, EU-hosting.

AVG voor evenementen in 4 sleutelpunten

1. Wettelijke grondslag voor verwerking

Om inschrijvingsgegevens te verzamelen, heeft u een wettelijke grondslag nodig. Voor uw leden: uitvoering van het contract (lidmaatschap). Voor genodigden: expliciete toestemming. Voor contacten tijdens het event: gerechtvaardigd belang, te documenteren.

2. Data-hosting

Sinds Schrems II creëert hosting op Amerikaanse servers (Mailchimp, AWS US, Eventbrite US) een reëel juridisch risico. Geef voorkeur aan EU-gehoste platformen — Brussel, Frankfurt, Amsterdam. Het is nu een aankoopcriterium bij de meeste serieuze KvK's en professionele verenigingen.

3. Sub-verwerkers

Elk eventplatform steunt op andere diensten (betalingen, kalendersync, monitoring). Vraag voor ondertekening de openbare lijst van sub-verwerkers op. Een platform dat ze niet publiceert, heeft iets te verbergen.

4. Ondertekenbare DPA

De Data Processing Agreement is verplicht zodra u meer dan enkele tientallen profielen verwerkt. Een platform dat geen standaard DPA aanbiedt, is niet AVG-klaar, punt.

Praktische checklist

• Granulair consent-banner bij inschrijving · geen voorafgevinkte vakjes
• Privacy-centrum toegankelijk met 1 klik vanuit deelnemersprofiel
• Effectief recht op vergetelheid binnen 30 dagen · gedocumenteerd proces
• Export van persoonsgegevens in CSV/JSON op verzoek
• Audit logs op gevoelige operaties · minstens 12 maanden bewaard
• Vermelding "Data gehost in EU" zichtbaar op de inschrijvingspagina
• 30 dagen notificatie voor elke nieuwe sub-verwerker

Voor federaties en KvK's

Uw FG moet het platform valideren. Bereid vooraf voor: ondertekenbare DPA, AVG-verwerkingsfiche, gedocumenteerde EU-hosting, eventuele certificaten. De beste platformen hebben deze documenten openbaar — niet nodig om te vragen.

Een deelnemer die "data gehost in Luik" ziet op de inschrijvingspagina is gerustgesteld. Het is gratis om te tonen, en het verandert alles.